Los imprevistos más frecuentes en los viajes de empresa

Los imprevistos más frecuentes en los viajes de empresa

31 Jan 2017
Diners Club

Una buena planificación de los viajes de empresa es la mejor garantía del éxito del viaje. Sin embargo, siempre estamos expuestos a imprevistos que consiguen poner en problemas al Travel Manager y, sobre todo, al viajero.

Estas dificultades pueden surgir tanto en la fase de la gestión como durante el viaje, la estancia o el regreso. Hacer frente a ellos pude generar un estrés añadido a los implicados, lo que puede incluso afectar a su productividad.

Estos son algunos de los imprevistos más frecuentes con los que se encuentra el viajero corporativo:

  • Cancelaciones y retrasos derivados de las inclemencias metereológicas: ante las circunstancias que marca el tiempo poco podemos hacer, únicamente planificar el viaje con previsión. Si la época del año para la que está agendado un viaje, sobre todo uno largo que requiere una amplia organización, suele presentar tiempo inestable, procura que el trayecto no sea el mismo día que la reunión o el evento en destino. Así, tendrás margen para llegar a tiempo.
  • Complicaciones con el equipaje: esta problemática se suele dar sobre todo en viajes largos en los que todo el equipaje no cabe en la maleta de mano. Para intentar mitigar el trastorno de perder tus pertenencias, incluye siempre los objetos de valor, gadgets y documentación más importante en tu equipaje de mano. Además, procura llevar las prendas de ropa necesarias para un par de días. Por otra parte, en ocasiones algunas compañías aéreas envían a bodega el equipaje de mano que ya no cabe en cabina. Ante esto, adelántate: intenta embarcar pronto y así te asegurarás de que tus pertenencias viajan contigo. Tanto las demoras de equipaje como las pérdidas o incluso robos se pueden cubrir con un buen seguro de asistencia en viaje contratado por tu empresa, en el que, o bien se reembolsan los objetos robados o perdidos, o se cubren los artículos de primera necesidad en base a las horas de demora.
  • Problemas de conectividad: en viajes de negocios es imprescindible contar con una conexión, bien telefónica o bien a la red, que nos permita atender nuestras tareas. En este caso, la mejor alternativa es contar con un proveedor de servicios telefónicos que ofrezca un servicio completo y adaptado a las necesidades de nuestros viajes. En el caso de estancias en el extranjero, cada vez son más los operadores que dan cobertura de red fuera de nuestras fronteras, lo que permitirá al viajero estar siempre conectado. En caso de que esta medida falle, siempre queda la opción de hacer uso de los WiFi gratuitos que ofrecen ya la mayoría de cafeterías y restaurantes, muchos de ellos convertidos en perfectas oficinas improvisadas.

Maletas perdidas en el aeropuerto

  • Cancelación de reuniones: siempre que sea posible, será positivo que las reservas –tanto de viajes como de estancias- permitan el reembolso del dinero o el cambio de fechas. Así, si en algún momento la reunión o el evento que da motivo al viaje cambia de día o de lugar, podremos modificar las reservas sin perder el dinero. También se puede dar la circunstancia de que tengas que cancelar una reunión o anular un viaje. Ante un sinnúmero de eventualidades como la hospitalización de un familiar cercano, una intervención quirúrgica, convocatorias como jurado o testigo a un juicio -y muchas otras-, un buen seguro de asistencia en viaje cubre los gastos de anulación.
  • Problemas con la tarjeta de crédito: quedarse sin método de pago en mitad de un viaje de negocios puede suponer un trastorno importante para el viajero. Por eso, intenta contar siempre con un método de pago alternativo. No obstante, la mejor garantía ante esta problemática es contar con un proveedor de confianza que te ofrezca un servicio de calidad.
  • Cualquier contingencia en términos de salud: puede ocurrir que durante el viaje tengas un accidente, que enfermes durante la estancia o tengas algún tipo de urgencia. Para estos casos, la empresa debe dar unas instrucciones claras sobre cómo actuar. Lo primero que debes hacer es ponerte en contacto con tu empresa o con la agencia de viajes. Generalmente la empresa cuenta con un seguro de asistencia que cubre este tipo de circunstancias.
  • Demora en la salida del viaje: los retrasos en las salidas de los vuelos y enlaces pueden provocar largas esperas en el aeropuerto, hasta generar incluso la necesidad de dormir en algún hotel. Habitualmente las compañías aéreas se encargan tanto de la manutención como del alojamiento de los pasajeros durante estos tiempos de espera, e incluso deben pagar indemnizaciones por las molestias causadas. Si esto no ocurre, hay webs como reclamaciones aéreas que ayudan al viajero a reclamar dichas compensaciones. También existen seguros de asistencia en viaje que cubren los gastos y alojamiento para las demoras y pérdidas de conexiones.
  • Accidentes de tráfico: cuando viajamos también estamos expuestos a poder sufrir un accidente de tráfico. En estos casos, lo primero es contactar con la empresa para coordinar con ella los pasos a seguir. Hay seguros de asistencia en viaje que ofrecen adelantos para una fianza penal o los costes de contratación de asistencia jurídica.

En resumidas cuentas, ante cualquier imprevisto antes o durante el viaje, es necesario que contactes inmediatamente con tu empresa para que esta te asesore respecto a los siguientes pasos a dar. Si esto ocurre en fin de semana o, ante la imposibilidad de contactar con el Travel Manager, las agencias de viajes suelen tener un número de teléfono 24 horas para urgencias, en las que también pueden ayudarte.

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