Es un hecho que Internet ha provocado una revolución de todos los sectores, pero el del alojamiento es uno de los que ha experimentado mayores cambios. Este hecho, unido al fenómeno de la economía colaborativa, compite con el alojamiento tradicional en hoteles. Con Internet y las plataformas comunitarias de alojamiento, las habitaciones clonadas dan paso a experiencias diferentes que permiten alquilar una habitación de una casa particular o alquilar la casa completa: un espacio confortable en el que descansar y relajarse en el corazón de la ciudad o a las afueras pero, en ambos casos, inmersos en la cultura local.
Las posibilidades son muchas: desde las ya tan conocidas plataformas AirBnb o Couchsurfing, hasta Wimdu, BedyCasa o la exclusiva Onefinestay. Sin embargo, ¿pueden emplearse para los viajes de empresa? Desde luego que no suena nada mal: ¡sentirse como en casa una vez terminada una reunión fuera de nuestra ciudad! Sin embargo, no es tan sencillo como pudiera parecer.
AirBnb ya cuenta con un espacio dedicado a los viajes de empresa. Desde un mismo lugar, puede realizarse un seguimiento de las noches reservadas y los gastos relativos a los viajes de empresa en curso. Estos alojamientos son espacios de descanso después de una dura jornada fuera de casa, pero también de trabajo: deben asegurar una conexión wifi de calidad, asistencia 24 horas por parte del anfitrión, contar con equipamiento básico (ropa de cama, toallas, productos de aseo personal…), detector de humos y de monóxido de carbono, así como un espacio de trabajo.
El pago puede realizarse mediante facturación o reembolso y se obtiene una confirmación de reserva sujeta a validación por parte del anfitrión, que, a su vez puede cancelar la reserva hasta llegados 7 días anteriores a la fecha de comienzo de la estancia.
Un estudio realizado por la Global Business Travel Association (GBTA), en colaboración con AccorHotels, revela que solo una de cada seis propiedades susceptible de ser compartida está contemplada en la política de viajes de las compañías. Por lo tanto, lo primero que tiene que averiguar un empleado es si la empresa tiene contemplada en su política de viajes el uso de este tipo de alojamiento.
Pero… ¿Cumplen las plataformas de reserva de casas compartidas con los requerimientos básicos de las empresas?
Antes de lanzarse a proponer las casas compartidas para sus viajes de empresa, la compañía debe analizar si el alojamiento respeta las normas de seguridad para sus empleados y si los viajeros están asegurados ante incidencias que puedan ocurrir vinculadas a su hospedaje.
Antes de incluir el alquiler de casas compartidas como opción de alojamiento, la empresa debe analizar si esta opción cubre todas sus necesidades y las de sus viajeros, a los que debe ofrecer unos estándares mínimos de comodidad y seguridad durante sus viajes de empresa.
Recuerda que, más allá del tipo de hospedaje que reservemos para un viaje de empresa, es de vital importancia contar con coberturas en seguros de accidentes y asistencia en viaje. La solución para empresas Travel Account ofrece estas coberturas y centraliza el pago de todos los gastos de viaje de los empleados de una compañía.