La sociedad avanza hacia un mundo en el que la tecnología cada vez gana más espacio, llegando a niveles insospechados hace tan solo unos años. Las innovaciones se producen en numerosos sectores y los procesos cada vez están más automatizados. En este contexto, los viajes de empresa se ven afectados por numerosos flancos, uno de ellos: la forma de pago.
La forma de pago que utilizan los empleados en sus viajes de empresa es una de las variables a tener en cuenta en la política de viajes de la compañía. Sin embargo, muchas continúan decantándose por el pago en efectivo en los viajes de empresa de sus empleados, en lugar de contar con una travel account desde la que gestionar los pagos de todos los empleados.
Recurrir al pago en efectivo durante los viajes de empresa plantea muchos inconvenientes: limita la capacidad de actuación del empleado que viaja, hay riesgo de robo, la custodia de tickets puede resultar incómoda… Y, para el Travel Manager responsable de los viajes de empresa, esta forma de pago dificulta tanto la gestión como el control de los gastos.
Ante esta situación, la adopción de una travel account en la que todas las gestiones de los gastos se centralicen y se realicen digitalmente resolverá los principales problemas del gestor de viajes corporativos.
Descubrimos algunos de sus beneficios más destacables:
- Comodidad para el trabajador. El empleado que se encuentra realizando un desplazamiento gana comodidad, evita la pérdida de tickets y ve agilizada la liquidación de los gastos.
- Optimización del tiempo de trabajo. Esta automatización del proceso reduce significativamente la carga de trabajo del Travel Manager y/o del departamento de Administración. El trabajo es más eficiente, suponiendo un ahorro de tiempo considerable en lo que a la gestión del viaje de empresa se refiere.
- Minimización de errores. Siempre pueden perderse documentos, puede haber errores numéricos al ingresarlos o al leerlos… Un proceso digital minimiza estos errores, ya que todo queda registrado y, en caso de que alguno se produzca, sea fácilmente detectable y remediable.
- Acceso inmediato a la documentación. Los gastos suelen ser un punto de convergencia para numerosos departamentos. Si están digitalizados, serán accesibles para todas las personas implicadas y se agilizará el proceso de acceso a los gastos por cualquiera que lo solicite.
- Mantenimiento permanente. Los datos registrados de forma digital serán fácilmente accesibles, de modo que podrán ser revisados y consultados en cualquier momento en el que se solicite, a la vez que se ahorra espacio y recursos.
- Es un gesto Eco. La reducción en el uso de papel que trae consigo la digitalización contribuye a la sostenibilidad medioambiental de una empresa y puede ser una parte importante de su responsabilidad social corporativa.