Mujer, con estudios superiores (licenciatura y estudios de posgrado o master de especialización) y más de 10 años de experiencia en el sector. Así es la figura del Travel Manager más extendida en nuestro país según un estudio llevado a cabo por Captio y la Asociación Ibérica de Business Travel (IBTA).
En palabras de Cristina Suárez de Lezo, Travel Manager de Repsol y que responde a esta figura tipo, un Travel Manager debe encargarse de que los viajes sean lo más confortable posible para los trabajadores y de conseguirlos al mejor precio.
Un Travel Manager debe ser una persona:
- Analítica. Ya que tiene que analizar datos continuamente, a lo largo del día y del mes; debe controlar los gastos en viajes, supervisando que se cumplen las normas y que no se sobrepasan presupuestos. Esta capacidad analítica, también debe desembocar en la detección de posibilidades de ahorro.
- Debe mantener la calma en todo momento y ser capaz de trabajar bajo presión, ya que en numerosas ocasiones hará frente a situaciones de tensión, a las que tiene que aportar soluciones rápidas y eficaces.
- Numerosos actores entran en juego en el trabajo diario del gestor de viajes, y debe ser capaz de coordinar todas las demandas y requerimientos de los trabajadores, de los proveedores y de la propia compañía.
- Aunque existan políticas de viaje que recojan todos los detalles, siempre pueden surgir variantes. Ser flexible ayudará a tener relaciones fluidas y a aportar soluciones en los momentos que las requieren.
- Con dotes de negociación. Es muy importante, ya que tiene trato continuo con sus compañeros, pero también con proveedores externos: debe poder coordinar las demandas de todos los actores.
- Experta en el sector. El Travel Manager es el referente de la empresa en cuestión de viajes. Debe ser un experto del sector, conocer las tendencias para estar a la última: tiene que saber lo que se hace en su entorno, fuera de su compañía, pero también debe contar con una visión transversal de su propia compañía.
Para una Travel Manager como Cristina Suárez de Lezo, un partner tiene que ser un sinónimo de confianza y de flexibilidad. Diners Club proporciona al Travel Manager el servicio de tarjetas de crédito y, lo que es más importante, su conciliación, información detallada de los gastos y la posibilidad de añadir seguros de viaje. Existen tres tipos de tarjetas:
- Travel Account. Tarjeta de crédito sin emisión de plástico que permite pagar todos los gastos de viaje de forma centralizada.
- Company Card. Tarjeta física a nombre del empleado pero vinculada a la cuenta bancaria de la empresa.
- Corporate Card. Un híbrido entre una tarjeta particular y una de empresa. La tarjeta está vinculada a la cuenta personal del empleado, que cuenta con una garantía por parte de la empresa.