A la hora de organizar un evento o un encuentro MICE, una de las cuestiones más importantes a la hora de planear y ejecutar el acto es, sin duda, la elaboración y el seguimiento del presupuesto. Bueno, para un evento, y para casi cualquier cuestión en el marco de una empresa.
¿Y cómo de profesionalizada está esta tarea? Centrándonos en los eventos, según un informe de Meeting Professionals International (MPI) cuando se les pregunta a los evento planner sobre la capacidad general de su organización para presupuestar los eventos, un 6% aseguran que cuentan un proceso establecido; un 30% afirma que dichos procesos, en su caso, solo existen por proyecto; un 33% señala que existen normas y procesos para la organización; y el 28% asegura que en sus empresas es la propia compañía la que gestiona los recursos y procesos para ellos.
A la hora de organizar un evento es imprescindible establecer un presupuesto en la fase de planificación, justo después de definir tus metas y objetivos. Este presupuesto supone una previsión detallada de las implicaciones financieras del acto, ayudando a controlar los gastos e ingresos, y midiendo el éxito del evento. En este punto, más de un evento planner se preguntará, ¿lo estoy haciendo bien a la hora de preparar presupuestos? ¿Mi organización tiene establecido el proceso más idóneo? A Continuación, desde Diners Club Spain, especialistas en soluciones de pago para empresas, te damos algunas claves para elaborar un presupuesto adecuado para tu evento.
Lo primero de todo, a la hora de elaborar un presupuesto para un evento, debemos definir cómo sería el éxito de ese evento en términos financieros, así como qué herramientas emplearemos para medir ese nivel de éxito. Según el tipo de evento y objetivos que persiga, el éxito financiero se determinará de una forma u otra.
Para ello, el primer paso es prever todos los posibles gastos e ingresos que es probable que se produzcan. Siempre, teniendo en cuenta el flujo de efectivo. Una vez elaborado, el siguiente paso será realizar un seguimiento y revisión regular para asegurarnos de que no sobrepasamos los límites de los recursos asignados, tratando de predecir los resultados con la máxima exactitud posible.
De este modo, es fundamental identificar qué cuestiones supondrán gastos y cuáles suponen fuentes de ingresos que pueden cubrir los costes. Respecto a los costes, también es necesario distinguir entre costes fijos y variables, para que sea viable prever el presupuesto.
Respecto a los costes fijos y variables, debemos considerar fijos los costes que no varían en función del número asistentes, y conviene calcularlos en un importe total. Sin embargo, los variables son costes que varían conforme el número de participantes, debiendo calcularlos por persona. Con el objetivo de cubrir los costes, podemos acudir a diferentes vías de ingresos, tales como publicidad, patrocinios, tarifas por alquiler de stands o expositores, tarifas de gestión, etc. Asimismo, es conveniente calcular un fondo de contingencia para posibles imprevistos.
Otra cuestión importante: calcular el flujo de caja. Establecer un control sobre el flujo de caja y el inicio de la caja es algo que en ocasiones se pasa por alto, pero es determinante para la previsión de gastos e ingresos. En los eventos, es muy habitual que los costes se generen antes que los ingresos, por lo que contar con flujo de caja es esencial para ir abonando los gastos hasta que percibimos los primeros ingresos.
¿Qué pasa una vez finalizado el evento? Hemos de sumar todos los gastos e ingresos y comprobar el rendimiento financiero. El retorno de la inversión (ROI) es la medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. El resultado de este cálculo es un porcentaje que muestra el retorno del evento en relación con los costes que se generaron. Además, hay opciones adicionales para medir los impactos no monetarios del negocio como escucha social, encuestas de eventos o reconocimiento de patrocinadores.
Con todo ello, desde Diners Club Spain, como expertos en soluciones de pagos corporativos particularmente en el sector MICE, nuestro consejo es prestar especial atención en la elaboración de presupuestos, y acudir a servicios y tecnologías que contribuyan realizar estas tareas con un alto nivel de precisión. En este sentido la MICE Account de Diners Club Spain es un claro ejemplo de herramienta de soporte para el control presupuestario de cualquier tipo de evento.
MICE Account permite el pago de todos los servicios necesarios para organizar un evento, ya sea un viaje de incentivos, un congreso, una conferencia, una participación en feria, un seminario, un evento de formación o simplemente una reunión. Con esta tarjeta de crédito se pueden centralizar todos los gastos, utilizando incluso la creación de tarjetas virtuales específicamente, aumentando la transparencia, control y trazabilidad. En una sola tarjeta, se agrupan los pagos de todos los conceptos vinculados, evita adelantos y además, cuenta con seguros de asistencia en viaje y accidentes.
En Diners Club Spain sabemos de la importancia del control para que los eventos salgan bien, también en la parte económica para que el éxito sea completo, por eso seguiremos apoyando a las empresas para lograrlo.