Una hoja de gastos es el documento más importante de cara a justificar las dietas de los empleados durante sus viajes corporativos. Con este papel clave a la hora de gestionar desembolsos, su correcta elaboración es fundamental de cara a la optimización de costes. Sin embargo, es un proceso que no siempre está automatizado, lo que genera problemas que deben ser afrontados por los trabajadores:
- Suele percibirse como una carga extra que no aporta ningún valor.
- El tiempo es oro… y la elaboración de las hojas de gasto consume una gran cantidad de tiempo del empleado.
- El fraude en las hojas de gasto está generalizado y su control es complicado.
Ante esta situación, proponemos algunas claves para generar una hoja de gastos efectiva para los viajes corporativos, tanto para el empleado como para la compañía.
Consejos para generar una hoja de gastos efectiva
- Política de gastos. Una política de gastos correctamente definida es el pilar básico para conseguir que el trabajador conozca las limitaciones en los gastos durante sus viajes corporativos y, en consecuencia, elabore la hoja de gastos de manera correcta y empleando la menor cantidad de tiempo posible. La política de gastos debe estar recogida en un manual, ser lo más exhaustiva posible y en continua actualización, con el objetivo de que los asalariados conozcan todos los detalles.
- Optimizar los gastos (y reducir fraudes). Una vez fijado este manual, las reglas están claras y los fraudes que no son intencionados se verán directamente reducidos. Los intencionados son siempre difíciles de detectar, pero pueden ser evitados si se emplea algún software de control de gastos.
- Automatizar procesos. Desde luego que contar con una herramienta de automatización de registro de hojas de gasto agilizará el proceso y, cuanto mayor sea esta automatización, mejor. Captio, Tickelia y Notilus son algunas de las herramientas reconocidas por la Agencia Tributaria para la captación de tickets. Con ellas pueden digitalizarse los tickets para reportar los gastos de los viajes corporativos y ¡olvida la costumbre de conservar los papeles!
Liquidación de gastos automática
Más allá de las hojas de gasto, otra opción muy recomendable para optimizar procesos y tiempos, así como reducir fraudes, es pagar los viajes corporativos de forma centralizada, empleando un sistema de liquidación de gastos automático.