A la hora de gestionar viajes de empresa son muchos los factores a tener en cuenta, pero seguramente nuestra carta maestra para conseguir las mejores condiciones va a ser el tiempo. Esta variable será la que en mayor medida nos va a permitir jugar con el resto, y es un elemento fundamental para las partidas presupuestarias.
La incógnita más común que nos plantea el factor tiempo es la antelación con la que debemos organizar el viaje, atendiendo a dos posibles situaciones: si lo planificas con bastante previsión, podrás beneficiarte de importantes descuentos, que en ocasiones pueden llegar hasta el 60%. Sin embargo, corres el riesgo de que las necesidades del viaje cambien. Si por el contrario quieres acceder a una oferta de última hora, también notarás un importante ahorro, pero puedes quedarte sin plazas. Las ofertas de última hora son más populares entre viajeros particulares a los que les es indiferente a qué destino vuelan, con tal de viajar. Entonces, ¿cuál es la mejor opción?
Para hacer una aproximación a cómo puede afectar el tiempo en la aplicación del presupuesto, vamos a tratar el tema en base a 4 factores básicos de todo viaje:
- Desplazamiento
Reservar plazas para el desplazamiento con mucho tiempo de antelación te permitirá acceder a unas tarifas más económicas. Pero las políticas de estas ofertas son en ocasiones restrictivas con los cambios y anulaciones, cabiendo incluso la posibilidad de perder todo el dinero. Así pues, ¿merece la pena adherirse a estas promociones? Aquí jugará un papel determinante el criterio del travel manager y su experiencia previa con viajes de similares características. Cabrá evaluar las posibilidades y valorar la posible pérdida.
Si aún no están confirmadas las necesidades del viaje, es preferible evitar estas tarifas. Y si el proyecto es importante y/o el viajero tiene un cargo de gran responsabilidad y agenda ajustada, será incluso recomendable acogerse a la ‘Tarifa plena’, que permite cambios ilimitados. También será aconsejable contratar un buen seguro de viajes.
En cambio, si conocemos con seguridad los requerimientos del viajero y las particularidades del proyecto -como la asistencia a ferias o grandes eventos-, valdrá la pena ser previsores para beneficiarnos de importantes descuentos.
También hay enormes diferencias en función del número de viajeros. Si el desplazamiento es de una sola persona, la antelación nos puede proporcionar buenas ofertas. En cambio, cuando hay que hacer gestiones para grandes grupos, el foco cambia. Lo importante no es el ahorro, sino la disponibilidad. Este caso nos va a obligar a hacer negociaciones con la compañía aérea o de tren, bien directamente o bien a través de la agencia de viajes. Desplazar a grupos puede encarecer la tarifa, pero es importante asegurar la viabilidad del desplazamiento.
- Alojamiento
La previsión para la reserva del alojamiento no interfiere de modo tan significativo en el uso eficiente del presupuesto. Las tarifas de alojamiento suelen publicarse con tiempo de antelación y no permiten demasiada modificación ni oportunidad de negociación.
Sin embargo, en caso de eventos y ferias es conveniente hacer reservas con tiempo, lo que nos permitirá elegir entre la oferta disponible los establecimientos que más se adapten a nuestros requerimientos.
Asimismo, será importante estudiar las condiciones de pago, cambios y cancelación porque, si bien los hoteles suelen ofrecer bastante flexibilidad, una política restrictiva puede afectar al presupuesto.
Al igual que en el caso del desplazamiento, será determinante el número de plazas a gestionar. En reservas individuales las ofertas de última hora pueden suponer un importante ahorro, mas en la gestión de grupos grandes no consideraremos esta opción. Además, será determinante la gestión directa con el hotel para conseguir las mejores condiciones. Si el viajero garantiza el pago del hotel con una tarjeta de crédito, el hotel puede llegar a dar de margen hasta un día antes de la fecha de entrada en el hotel para cancelar la reserva.
- Coches de alquiler
También en el alquiler de coches vale “el precio se rige por la oferta y la demanda”. De esta forma puede ser interesante esperar hasta el último momento para acceder a un precio competitivo a los automóviles que sobran en el parque de coches, mientras que en la época de vacaciones es muy probable que la compañía de alquiler de coches se quede sin vehículos y, por lo tanto, conforme se vayan acercando estas fechas, es aconsejable reservar un coche de alquiler con la mayor antelación posible. Por precio y por disponibilidad.
- Restauración
En este caso, la gestión del tiempo no interferirá en el precio, sino en la disponibilidad, especialmente si se trata de un establecimiento de moda.
Si el número de comensales es elevado, habrá que tener en cuenta el aforo del establecimiento, ya que podrían aplicarnos incluso un plus por exclusividad de servicio.