Cómo organizar un viaje de negocios

Cómo organizar un viaje de negocios

14 Jun 2016
Diners Club

Cómo preparar los viajes de empresa

Los viajes de empresa son una oportunidad para reunirse con clientes, hacer networking y asistir a ferias o cursos. Habitualmente son organizados por terceros y el empleado es un sujeto pasivo que únicamente recibe la documentación y las instrucciones necesarias. Sin embargo, ante un viaje corporativo, tendremos una experiencia mucho mejor si nos involucramos al menos en su preparación. De lo contrario, se te pasará por alto algún detalle, y más tarde reconocerás la importancia de haberlo tenido en cuenta. Para que esto no te ocurra, a continuación compartimos una lista de aquellos puntos a considerar a la hora de realizar un viaje de esta tipología.

Tips para viajes de empresa

  • Organiza tu agenda: habrá ocasiones en las que tendrás varias obligaciones o clientes en una misma ciudad o región, dentro de un periodo de tiempo razonablemente cercano. Si el calendario de todas las partes lo permite, considera la opción de agrupar el mayor número de actos dentro de un mismo viaje. Aunque éste se alargue más de lo previsto inicialmente, e incluso quedando algún día vacío por en medio, valdrá la pena aprovechar la ocasión para sacar todo el partido.
  • Benefíciate de los programas de fidelización: muchas aerolíneas, hoteles y tarjetas de crédito cuentan con programas para premiar a sus clientes recurrentes. Al utilizar sus servicios, adquirirás puntos o millas que podrás utilizar en próximos viajes
  • No olvides la documentación necesaria: un viaje de empresa, como cualquier otro desplazamiento, requiere la preparación de ciertos documentos, que varían según el destino en cuestión. Así, en los vuelos nacionales no se requiere ningún otro documento más que el DNI, al igual que ocurre con los desplazamientos aéreos dentro de la UE. Por otra parte, hay determinados países como Noruega o Suiza que por ser miembros del espacio Schengen, tampoco exigen más documentos. En cambio, cualquier destino extracomunitario nos va a exigir como mínimo el pasaporte, pudiendo requerir además certificados médicos o visados según la normativa vigente en cada país. En consecuencia, es recomendable que te asegures con tu empresa de lo que necesitas antes de viajar y no olvides llevar contigo la documentación necesaria (y, por supuesto, que ésta se encuentre actualizada).

Los viajes de empresa precisan de una buena organización previa.

  • Lleva las vacunas recomendadas: al igual que sucede con la documentación, los viajes dentro de la UE o el espacio Schengen, no presentan mayores riesgos en materia de sanidad. Con todo, cuando un país esté sufriendo algún brote epidémico conviene adoptar las precauciones que indica en cada ocasión el Ministerio de Exteriores (lo que puede exigir vacunaciones o incluso la cancelación del viaje). Muchos países latinomericanos, africanos y asiáticos exigen certificados de vacunación, siendo los más habituales los de la Fiebre Amarilla, la Poliomielitis, la Meningitis Meningocócica, la Hepatitis B o la Fiebre tifoidea. Sea como sea, los médicos pueden recomendarte otras vacunas adicionales en función de tu salud.
  • Infórmate sobre la cobertura del seguro: si se viaja dentro de la UE o del espacio Schengen, hay que solicitar la Tarjeta Sanitaria Europea para poder ser atendido por el sistema de salud pública en igualdad de condiciones que el resto de ciudadanos de ese país. Pero lo más sensato es que, independientemente de la duración o las características del destino, cuentes con algún seguro de viaje que cubra posibles complicaciones durante el mismo. No hablamos solamente de accidentes o de lesiones físicas, sino de seguros contra robos, cancelaciones de vuelos o trastornos administrativos imprevistos en el destino (así como los gastos ocasionados por problemas familiares que obliguen a regresar). Aunque tu empresa se encargue de organizar tu viaje, comprueba qué tipo de seguro tienen contratado para ti, así como del tipo de cobertura que éste ofrece.
  • Asegúrate del método de pago: si realizas un viaje de empresa, tendrás incluidas las dietas durante el mismo. Infórmate sobre el presupuesto con el que cuentas, tanto para tus comidas/cenas como para invitar a clientes, si es que la situación lo requiere. Es posible que te den una tarjeta de empresa con la que pagar todos los gastos de tu viaje pero, si no es así, infórmate de qué debes presentar a la vuelta de tu viaje para justificar los gastos y así solicitar el reembolso por parte de tu empresa (tickets, facturas…). También es importante que en el caso de existir una divisa diferente en el país de destino, te asegures de que tu empresa te proporcione dinero de bolsillo en la moneda local, a fin de no llegar allí con las manos vacías.
  • Tener claros los horarios: debido a los diferentes husos horarios a veces resulta complicado estimar la hora de salida y llegada a los diferentes destinos, así como las horas reales de vuelo. Principalmente en el caso de que vayas a efectuar alguna escala o tengas que coger varios transportes a lo largo de tu viaje, asegúrate bien de los horarios, así como de las puertas y puntos de salida, llegada y de recogida.
  • Planifica tu tiempo de ocio: el tiempo de ocio en los viajes de negocios suele ser escaso cuando no inexistente. Es por eso que si no has estado en el destino al que vas a viajar, y tienes interés en conocerlo, deberías averiguar cuál va a ser tu horario de trabajo, para poder dedicar las horas libres  al turismo. No olvides informarte antes de emprender el viaje de aquellos lugares imprescindibles, para no quedarte sin descubrirlos.
Etiquetas: viajes, negocios

Enviar comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *