Business travel: cómo reaccionar ante cancelaciones de última hora

Business travel: cómo reaccionar ante cancelaciones de última hora

28 Feb 2017
Diners Club

Organizar los viajes de empresa con mucho tiempo de antelación tiene algunos inconvenientes, como te comentábamos en nuestro post de Cómo gestionar el tiempo para hacer un buen uso del presupuesto. Si bien ser previsor, por lo general, te permite acogerte a ofertas y precios especiales, también es cierto que estarás más expuesto a que un imprevisto o un cambio de planes modifique las necesidades de tu viaje. Por eso es importante saber qué opciones tienes ante una situación de este tipo.

Las cancelaciones de última hora pueden deberse a dos supuestos diferentes: el primero, que el responsable de la cancelación sea el trabajador o la propia empresa; por otra parte, puede ser una circunstancia ajena a nosotros la que obligue a cancelar el viaje. Te ofrecemos distintas opciones para saber cómo reaccionar en estos casos y si es necesario contratar un seguro de cancelación que cubra estos supuestos.

Cancelación por parte del viajero

Si el viaje debe ser cancelado por un tema personal o de la empresa (nos mueven una reunión, cancelan un evento, hay cambios en la producción que íbamos a visitar, etc.), habrá que tener en cuenta qué tarifa se ha pagado para el billete de transporte. Una tarifa flexible suele ser aquella en la que se puede cambiar la fecha y hora del viaje sin coste adicional. Una tarifa flexible con un pequeño recargo adicional incluso nos da la opción de cancelar el viaje por completo.

Si por el contrario hemos adquirido una tarifa más económica, pero no flexible, deberemos asumir la responsabilidad. En este caso, la mejor opción será ser previsores y contratar un seguro de cancelación del viaje, algo que será siempre recomendable cuando se contrate el viaje con bastante tiempo de antelación o si vemos que las circunstancias pueden cambiar, afectando, por tanto, al trayecto.

Las compañías aseguradoras suelen hacer un cargo por este tipo de productos en torno al 5% sobre el precio del trayecto. Como todos los seguros, estas pólizas contemplan una serie de supuestos que será necesario cumplir para recibir la indemnización, es decir, solo cubrirá las casuísticas que se encuentren contempladas en sus cláusulas. Por este motivo será importante revisar que los supuestos planteados nos parecen factibles y asegurarnos de que no habrá otras razones que nos obliguen a hacer modificaciones sobre el viaje. Además, en la mayoría de estos contratos se especifica una cantidad máxima a percibir. Como mínimo, suelen cubrir el gasto efectuado como adelanto para la reserva del viaje. En algunos casos también habrá que tener en cuenta que algunos seguros no responden ante cancelaciones realizadas en menos de 48 h previas a la fecha del viaje.

Determinadas tarjetas de crédito incluyen una cobertura de gastos de cancelación cuando se paga con ellas un viaje. Por eso, infórmate antes de contratar un seguro adicional de si ya estás cubierto por el seguro de tu tarjeta y de qué hechos generan el derecho a la indemnización. Por ejemplo, Diners Club te ofrece garantías para causas de fuerza mayor del viajero o su acompañante.

Avión parado en aeropuerto

Cancelación por causa externa

En el caso de que la cancelación venga motivada por una causa ajena a nosotros, como la denegación de embarque o el overbooking en un vuelo, la compañía con la que hemos contratado el viaje deberá ofrecernos lo antes posible un medio de transporte alternativo hasta nuestro destino bajo condiciones de transporte comparables, o bien un cambio de reserva sin coste adicional y a nuestra conveniencia para una fecha posterior.

Como alternativa, también deberá ofrecernos un reembolso del precio del billete y, siempre que sea relevante, un viaje gratuito de regreso lo antes posible al punto de inicio de nuestro viaje (esta condición también se aplica a grandes retrasos en la salida que excedan las cinco horas).
Los pasajeros podrán elegir entre ambas opciones.
También podemos tener derecho a una indemnización de entre 125 € y 600 € según la distancia de nuestro vuelo y el retraso en la llegada a destino. Tendremos derecho a una indemnización siempre que no se cumplan estos supuestos:
• Que el aviso sobre la cancelación se haya hecho antes de los 14 días previos a la fecha del vuelo
• Que con la modificación de nuestro trayecto hayamos llegado a una hora cercana a la inicialmente prevista
• Que la aerolínea pueda demostrar que la cancelación fue producto de circunstancias extraordinarias. Como tales pueden considerarse casos de inestabilidad política, condiciones meteorológicas muy adversas que imposibiliten la realización del viaje, riesgos para la seguridad o huelgas que afecten a la actividad de la compañía.

Teniendo en consideración todos estos factores, en el sector del business travel es siempre aconsejable contratar un seguro que cubra los gastos de cambio y cancelación, ya que, aunque la tarifa se encarece, nos garantiza un respaldo en caso de que algún imprevisto modifique las características de nuestro viaje.

Etiquetas: viajes