Cada Travel Manager trabaja a su manera, pero desde luego que su figura es imprescindible en grandes empresas para que cualquier viaje corporativo se desarrolle a la perfección. Debe conseguir una buena gestión que garantice la comodidad de los viajeros a la vez que optimiza precios. De esta forma la clave está en la gestión de los recursos, pero no solo eso:
Política de viajes
La política de viajes de la compañía debe estar perfectamente concebida de manera que proteja a los empleados, facilite trámites administrativos y los automatice en la medida de lo posible con el objetivo de reducir fraudes. Además de estar confeccionada al detalle, el travel manager también debe conocer todas sus características para poder responder ante cualquier situación.
Estandarizar procesos
La integración de datos y herramientas en el ámbito administrativo es muy importante de cara a gestionar y atar todos los cabos que implica un viaje de empresa. También ayudará a evitar fraudes, optimizará los procesos que emplea el travel manager, así como los que afectan al departamento de administración y a los propios empleados.
Gestión agrupada
El desarrollo de las empresas implica cada vez una expansión mayor, una expansión que sobrepasa fronteras. El desafío de gestionar grandes volúmenes está presente en el día a día de todo travel manager. Una buena gestión de todos los actores implicados repercutirá positivamente en el gasto.
Pero… ¿cuál es la clave?
La antelación en la planificación del viaje va a ser la clave del Travel Manager. De esta forma, es importante conseguir el equilibrio entre todos los factores y partes implicadas, pero la clave es gestionar el tiempo a la perfección. El tiempo va a ser la variante que conseguirá las mejores condiciones para la compañía y, en definitiva, para el viajero de negocios.
Sin embargo, es habitual que surjan viajes a última hora que sean de especial importancia para la empresa. Para estos casos, es importante que el Travel Manager haya negociado unas tarifas corporativas con sus proveedores, que ayudan a mantener los gastos de viaje bajo control.