Los eventos MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) son una parte fundamental de la estrategia de muchas empresas para fomentar el networking, el intercambio de conocimientos y la promoción de productos y servicios. En este artículo, exploraremos cómo planificar eventos MICE exitosos, considerando factores como el clima, las actividades y la gestión de gastos.
Antes de sumergirnos en la planificación, es importante tener una idea clara de lo que abarcan los eventos MICE. Esta categoría engloba una variedad de encuentros empresariales, como seminarios, congresos, ferias comerciales y reuniones de incentivos. Estos eventos tienen como objetivo principal fomentar la colaboración y el aprendizaje entre profesionales, así como proporcionar un espacio para la promoción y el crecimiento empresarial.
Planificación en Base a la Temporada y el Clima
La elección de la temporada para un evento MICE puede tener un impacto significativo en su éxito. Considerar las condiciones climáticas es esencial, especialmente si el evento incluye actividades al aire libre. Los destinos cálidos y soleados son ideales para eventos en los meses de primavera y verano, mientras que los lugares con inviernos suaves pueden ser adecuados para eventos en temporada baja. Adaptar las actividades y los horarios en función del clima puede garantizar una experiencia más cómoda y agradable para los asistentes.
Selección de Actividades Relevantes
Dentro de la planificación de eventos MICE, las actividades desempeñan un papel crucial en la participación de los asistentes. Ofrecer una variedad de opciones, como sesiones de formación, paneles de discusión, talleres interactivos y actividades de networking, permite a los participantes personalizar su experiencia según sus intereses. Además, la incorporación de actividades culturales o de entretenimiento local puede añadir un toque especial al evento y crear memorias duraderas.
Gestión Efectiva de Gastos
La gestión de gastos es un aspecto esencial para las empresas que organizan este tipo de eventos. Y aliarse con partners de valor para servirse de soluciones que hagan más operativa y eficiente la gestión financiera de los mismos es un acierto por parte de las compañías que optan por ello. Hoy día, existen multitud de soluciones de todo tipo para ello, desde softwares de planificación a soluciones de pago orientadas a facilitar la gestión y el control de los gastos.
De hecho, existen soluciones de pago especialmente diseñadas para aumentar el control y la eficiencia en la gestión financiera de los eventos MICE. Una de las más completas del mercado, la que ofrecemos en Diners Club Spain, nuestra MICE Account.
Y es que para facilitar a las empresas la gestión financiera de los eventos MICE, hemos diseñado una solución adhoc. MICE Account es una tarjeta de pago que ofrece a la empresa múltiples valores añadidos. Con este producto pueden agrupar todos los gastos MICE a través de una sola cuenta.
La MICE Account de Diners Club, permite el pago de todos los servicios necesarios para organizar un evento, ya sea un viaje de incentivos, un congreso, una conferencia, una participación en feria, un seminario, un evento de formación o simplemente una reunión. Con esta tarjeta de crédito se pueden centralizar todos los gastos MICE. Además, para cada pago de hotel, coche de alquiler o transporte público, lleva vinculada la cobertura de un seguro de asistencia en viaje y un seguro de accidentes. Para los desplazamientos en destino, aplica un seguro de accidentes especial de movilidad en caso de pago de servicios de chofer, taxis, VTCs o coches de alquiler por horas.
Con todo ello, concluimos que planificar eventos MICE exitosos requiere una combinación de factores cuidadosamente considerados. Desde la elección de la temporada hasta la diversidad de actividades y la gestión eficiente de gastos, cada aspecto desempeña un papel importante en la creación de una experiencia valiosa tanto para los asistentes como para las empresas. Mantener el enfoque en la comodidad y la relevancia garantiza que los eventos MICE se conviertan en oportunidades invaluables para el crecimiento y el éxito empresarial. En Diners Club Spain lo sabemos, y queremos apostar por ello poniendo fácil la gestión financiera a los organizadores de encuentros MICE.