Existen un gran número de tarjetas para viajar con diferentes modalidades y prestaciones en el mercado. A la hora de elegir una, hay que tener en cuenta que las condiciones y los servicios que ofrecen este tipo de tarjetas para las empresas no son los mismos que para particulares. Es necesario valorar las necesidades de la empresa, tamaño, perfil de los viajeros, volumen de viajes corporativos y todos aquellos aspectos que puedan condicionar la elección del mejor medio de pago. A continuación, ahondamos en los diferentes tipos de tarjetas disponibles y de sus características para facilitar la decisión sobre cuál se adapta mejor a las necesidades de tu negocio, ya sea grande o pequeña empresa.
Analizamos el sector de Business Travel y vemos que según los datos del informe anual GBTA BTI Outlook 2019, el gasto en viajes de negocio sigue en aumento y se espera que supere los 1,7 mil millones de dólares en 2022. Con una previsión positiva a corto y medio plazo, influenciada por las nuevas tecnologías y por una economía cada vez más globalizada, las tendencias en los viajes de negocios se mueven hacia la demanda de soluciones flexibles, ágiles, eficaces y seguras en la gestión de estos desplazamientos.
En este contexto, las tarjetas para viajar por motivos de trabajo se convierten en un gran aliado de las compañías facilitando la gestión de todos los gastos, sean de la índole que sean, de sus empleados.
¿Qué tipos de tarjetas para viajar existen?
Las tarjetas de viaje más utilizadas son las de crédito, ya que tienen un mayor número de servicios añadidos de alto valor para las empresas. No obstante, también existen de débito, basadas en las tarjetas de banca tradicional, más utilizadas en el caso de freelances o autónomos. Incluso también existe la modalidad de tarjetas prepago. La elección de una u otra dependerá de las necesidades que tenga cada compañía.
Tarjetas de crédito para viajes de empresa
La principal ventaja que ofrecen las tarjetas de crédito para viajar es la financiación, ya que es necesario adelantar en la cuenta bancaria los fondos necesarios para realizar el viaje. Además, incluyen una serie de servicios añadidos muy interesantes, como seguros de viaje y cancelación, asistencia en viaje, disposición de efectivo en el extranjero o acceso a servicios VIP, entre otros, tal como ocurre con la Company Card y Corporate Card de Diners Club.
Este tipo de tarjetas, disponen de multitud de opciones y tienen diferentes requisitos según la entidad a la que pertenecen. Todas funcionan de manera similar a una tarjeta de crédito bancaria, pero están diseñadas para cubrir las necesidades de la empresa. Son tarjetas con elevados límites de crédito, si bien es cierto, ofrecen cierta flexibilidad para aumentarlos o disminuirlos según el interés de la compañía.
Dentro de la amplia oferta de tarjetas de crédito, diferenciamos también según la cuenta a la que se debite el gasto. Esto quiere decir que pueden ser cargados en la cuenta personal del empleado o directamente a la cuenta de la empresa. Esta segunda opción resulta más cómoda en muchas ocasiones, ya que se evitan que el viajero haga la liquidación de gastos para recibir el dinero, agilizando así los trámites y evitando errores humanos.
La contratación de este tipo de tarjetas para viajar no implica la necesidad de apertura de una nueva cuenta bancaria.
Tarjetas de débito
Las tarjetas de débito para viajes son una solución que eligen algunos autónomos y freelance con el fin de separar y controlar los gastos ocasionados en sus viajes. Además, pueden disponer también de seguros de viaje, siempre según las condiciones de cada tarjeta y suponen un ahorro en las comisiones a la hora de sacar dinero en cajeros del extranjero y evitar el cambio de divisa.
La característica principal de las tarjetas de débito para viajes es que resulta necesario disponer de los fondos necesarios en la cuenta bancaria asociada para hacer frente a los gastos del viaje. Sin embargo, ante un gasto imprevisto requerirá de un ingreso para no agotar el saldo. Además, en caso de robo o clonación, se atacará directamente al dinero del titular. Este tipo de tarjetas suelen estar vinculadas a la creación de una nueva cuenta corriente bancaria y pueden permitir, o no, la emisión de tarjetas adicionales para empleados.
Tarjeta prepago para viajes
Posiblemente sea el tipo de tarjetas para viajar más desconocido. Se trata de una tarjeta de débito virtual o física (según se desee) en la que el usuario dispone de la cantidad de dinero elegida por él o su compañía, para realizar los pagos de sus viajes.
Las tarjetas prepago surgieron en su día, principalmente, como solución para aportar una mayor seguridad en las compras online al no estar asociadas con una cuenta bancaria determinada y disponer de un saldo asignado para el usuario. Hoy día, se ha extendido también su uso para los pagos en viajes, pues permite la compra segura de billetes de avión y tren, reservas de hotel o entradas para eventos. Además, simplifica la trazabilidad de los gastos, disminuye el riego para la compañía y puede emitirse puntualmente para un empleado, viaje o gasto. Un ejemplo de uso sería, para aquellos empleados que no disponen de tarjeta corporativa y en caso de desplazamiento, la empresa les provea de una “prepago” para evitar adelantos.
Este tipo de tarjetas no implican comisiones en las transacciones, aunque a la hora de recargarlas, algunas de ellas, sí pueden requerir el pago de comisiones.
Servicios añadidos de las tarjetas para viajar
Como vemos, después de analizar las diferentes opciones en tarjetas para viajes, las de modalidad crédito es la más completa, por ello son las más utilizadas por las empresas en viajes corporativos. Además de las ventajas nombradas anteriormente, suelen incluir una serie de servicios añadidos que le aportan un mayor valor estratégico de cara a la compañía. Entre estos servicios destacan:
- Control de los gastos derivados de los viajes de la empresa. A través de un software propio, el Travel Manager puede gestionar, clasificar, hacer seguimiento de cada una de las transacciones realizadas con la tarjeta, generar informes, etcétera.
- Seguro de accidentes vinculado al pago de los gastos como billetes de avión y otros medios de transporte, hoteles, coches de alquiler, etcétera.
- Asistencia en viajes. Algunas tarjetas como las de Diners Club incluyen amplias coberturas de asistencia de viajes: asistencia médica, robo o pérdida de equipaje, demoras, etc.
- Retirada de efectivo en cajeros en el extranjero sin necesidad de realizar cambio de divisa.
- Pagos en comercios sin tener que hacer el cambio de moneda.
- Acceso a servicios especiales como salas VIP en aeropuertos.
Desde Diners Club esperamos haber contribuido a aclarar los diferentes tipos de tarjetas para viajar que existen, así como las ventajas de cada una. Si tienes cualquier consulta no dudes en contactar con nosotros. Síguenos en nuestras redes sociales: Linkedin, Twitter y YouTube.