¿Qué es “MICE” y qué importancia tiene en la empresa?

¿Qué es “MICE” y qué importancia tiene en la empresa?

20 Jan 2022
Diners Club

No, no hablamos de ratones. Aunque también se trata de un concepto que viene del inglés. ¿Qué empresa no tiene que organizar alguna vez alguna reunión, conferencia o participación en una feria? El concepto de “MICE”, relacionado con este tipo de eventos, es un acrónimo que significa “Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions”, es decir, reuniones, incentivos, conferencias y exhibiciones.

Se trata de una descripción muy amplia, que abarca pequeñas reuniones externas de la empresa o formación para los empleados, seminarios, eventos para promocionar un producto, la participación en conferencias o ferias o incluso la organización de un congreso. También se considera como “MICE” el viaje de incentivos, esa recompensa que se ofrece a los empleados de un empresa por haber conseguido unos objetivos específicos.

Se tratarse de un campo de actividad tan sumamente extenso. Si la empresa tiene muchos eventos, para llevar a cabo la actividad MICE de forma profesional y eficiente, precisa de un responsable específico, el “Event Planner” o “Event Manager”, o incluso de un departamento dedicado.

Suena divertido y entretenido, pero la realidad es que, detrás de una evento MICE puede haber mucho trabajo y es necesaria cierta capacidad organizativa y de improvisación. El Event Manager se tiene que coordinar con diferentes departamentos y necesita planificar con antelación todos los pasos necesarios para que el evento sea un éxito. Como es habitual, mientras más gente participe, mientras más grande sea el evento, más compleja su implementación.

 

 

Feria MICE Account

 

 

Recomendaciones:

  • Agencia de eventos: Es importante contar con una o varias agencias de eventos de confianza que conozcan las exigencias de la empresa y se puedan adaptar a sus necesidades. De esta forma la empresa puede confiar en que la agencia le ofrezca los espacios más recomendables y le dé una buena calidad-precio.
  • Seguros: No hay que obviar la contratación de seguros que cubran los imprevistos más habituales del evento, así como los viajes y desplazamientos de los participantes. ¿Qué pasa en el caso de que se tenga que cancelar el evento? ¿Cómo se puede garantizar una buena asistencia para los invitados en caso de una urgencia médica, por ejemplo?
  • Big data: Una buena información sobre los gastos vinculados al evento es fundamental. Se hace necesario para controlar los costes según el departamento o centro que lo haya pedido. Y para poder responder a preguntas como: ¿Se ha cumplido con el presupuesto? ¿Cuáles son las partidas en las que más se gasta?
  • Plantilla para planificar los eventos: Puede ser de gran ayuda disponer de una “check-list” en la que aparezcan cada uno de los puntos a tener en cuenta para la organización del evento. De esta forma, se cubrirán siempre todos los puntos organizativos y no se dejará ningún cabo suelto.

¿Y el pago de los eventos? Específicamente para el sector que nos compete, Diners Club Spain acaba de lanzar un nuevo método de pago llamado “MICE Account que centraliza todos los pagos MICE de una empresa. Las empresas que contraten esta herramienta de financiación se beneficiarán de los seguros de asistencia y accidente en viaje (que ya ofrecen cobertura tan sólo pagando las noches de hotel de un congreso, por ejemplo) y de un seguro de desplazamiento en taxis, VTCs o con coches de alquiler por horas. Adicionalmente, la MICE Account ofrece la Solución VCN, una opción de pago con tarjetas virtuales que se pueden configurar según las necesidades de cada gasto y ayudan a conciliar e identificar cada uno de los gastos, garantizando la máxima seguridad en los pagos.

 

 

 

 

 

Etiquetas: viajes