676 euros por trabajador y año. Esa es la cantidad que dejan de ingresar las empresas europeas por culpa del fraude interno. En total, el coste de las irregularidades cometidas por los empleados al pasar las hojas de gastos asciende a 76.426 euros anuales de media por compañía.
Estas son algunas de las conclusiones que se desprenden del último informe elaborado por Captio sobre el impacto del fraude interno en la gestión de gastos de empresa. Para elaborar este documento, la plataforma líder en la gestión de gastos de viaje ha analizado 1,6 millones de gastos correspondientes a 84.721 trabajadores de 750 empresas europeas durante 2019.
Tras echar un vistazo a los datos recabados, se puede comprobar que el coste total para las compañías participantes en la encuesta fue de 57.320.000 euros. En 2018 el fraude total había sido menos de la mitad. Entonces se contabilizaron algo más de 27 millones de euros, aunque hay que tener en cuenta que la muestra había sido más pequeña.
No obstante, al sacar la media, las cifras de 2019 continúan siendo más alarmantes, puesto que hablamos de 76.426 euros anuales por empresa. Un año antes fue de 51.386 euros. Viendo esto, parece lógico pensar que las compañías no se pueden tomar a la ligera la importancia de analizar al detalle todas las hojas de gastos.
Estas plantillas no sirven solo para saber cuánto dinero han gastado los trabajadores en movilidad o qué reembolso hay que hacerles. Son una herramienta muy valiosa para detectar si la empresa está dejando de ingresar un dinero que le pertenece.
¿Qué indican las alertas sobre fraude interno?
Gracias a la implantación de alertas y módulos diseñados para detectar irregularidades en los gastos de viaje, las empresas analizadas por Captio han podido saber cuáles son los fraudes que más cometen sus empleados. Los listamos de mayor a menor:
- Superar el importe máximo autorizado por gasto: con un porcentaje del 27%, es el fraude más extendido. En 2019 supuso un coste de 15,5 millones de euros. Baja un punto con respecto a 2018.
- Pasar gastos antiguos: 23% (13 millones).
- Editar la información del justificante: 22%, dos puntos más que en 2018 (el importe asciende a 18,2 millones).
- Efectuar gastos en fines de semana, festivos o vacaciones: un 9%, frente al 10% de 2018.
- Pasar el mismo tique varias veces: un 7% (en 2018 fue un 9%).
- Falta el justificante del gasto: 7%, sin variaciones en los dos últimos años.
- Otros: 5% (no se especifica el motivo, pero bien podrían incluirse aquí las compras de artículos “no compliance”, es decir, aquellos que no han sido autorizados previamente).
Vemos, por tanto, que las alertas por fraude se enmarcan en 3 grupos:
- Importe: además de sobrepasar las cantidades máximas autorizadas por la empresa, también se incluyen aquí otras irregularidades, como puede ser el hecho de no hacer constar los anticipos realizados antes de salir de viaje.
- Justificante: engloba casos típicos como no presentar un justificante o hacerlo, pero sin ser válido, modificar los datos de los tiques o pasarlos en más de una ocasión.
- Fecha: son frecuentes las ocasiones en las que los empleados tratan de pasar un tique antiguo o un gasto efectuado durante un festivo, un fin de semana o un día en el que no tuvieron que desplazarse fuera de la oficina.
¿Se puede evitar el fraude interno?
¿Qué se puede hacer para no perder dinero con los gastos de viaje? Las herramientas para detectar el fraude interno son muy eficaces. Utilizadas de forma óptima, pueden suponer un importante ahorro para las empresas que cuentan con trabajadores en movilidad.
Una de las medidas que mejores resultados da es la implantación de plataformas para digitalizar y automatizar los gastos de viaje. Los softwares más avanzados son capaces de detectar las notas que no cumplen con la política de la empresa y de emitir una alerta que llega rápidamente al departamento financiero.
Además, es conveniente realizar auditorías internas y externas de forma periódica y establecer canales de denuncia internos. Estos deben ser anónimos para que los propios empleados se animen a participar en ellos.
Las políticas de gastos de viaje y el anuncio de que las irregularidades en los gastos traerán consecuencias de carácter disciplinario también son métodos bastante efectivos.
¿Qué ocurre si no se toman medidas?
El coste de no tomar medidas ante el fraude interno puede ser muy perjudiciales para las empresas afectadas. Aparte del perjuicio económico directo, está el indirecto, puesto que las cifras manejadas no se corresponden con la realidad. Como consecuencia, las decisiones estratégicas que se tomen pueden ser erróneas.
¿Y qué ocurre cuando una empresa pierde dinero? Que es menos competitiva, por lo que pierde ventaja con respecto a la competencia. En algunos casos, eso también lleva aparejada la pérdida de reputación. Una vez que el bucle comienza, es difícil pararlo.
En este punto es importante señalar que las consecuencias negativas afectan especialmente a las empresas pequeñas, pues son estas quienes sufren más irregularidades por parte de sus trabajadores. Se trata de una realidad que se ha asentado con el paso de los años.
Tomando como referencia el citado informe de Captio, se puede comprobar que el 20% de los tiques pasados en los negocios de menos de 50 empleados presentan irregularidades, frente al 12% de las medianas y al 11% de las grandes compañías (más de 250 empleados). Es más, el porcentaje es un punto mayor que en 2018 y un 2% superior al registrado en 2017.
En términos generales, el año pasado se constató que el 15% de los más de 1,6 millones de gastos analizados fueron potencialmente fraudulentos porque no cumplían con la política empresarial. Este porcentaje es sensiblemente superior al de los dos años anteriores. En 2018 fue del 13% y en 2017, del 12%.