El control de gastos o expense management en los viajes de empresa es una tarea fundamental para asegurar la viabilidad de los proyectos. Las organizaciones cuyos trabajadores requieren desplazarse a menudo deben desarrollar un Plan de movilidad que incluya una metodología perfectamente estructurada y una política de gastos bien definida.
A continuación, haremos una aproximación a los factores más importantes a tener en cuenta:
Objetivos
Estos protocolos y herramientas de expense management deben tener dos objetivos principales:
- Minimizar el impacto económico que tienen los viajes en la contabilidad de la empresa, maximizando el retorno de la inversión
- Facilitar en la medida de lo posible el trabajo de las personas que se encuentran implicadas en los procesos.
- Reducir los errores generados durante la gestión de los gastos.
Necesidades de movilidad de los trabajadores
El paso previo para desarrollar un buen Plan de movilidad es realizar un estudio de los requerimientos de movilidad de la plantilla. Será necesario realizar una estimación mensual de los desplazamientos para tener una previsión de gastos. Los factores a tener en cuenta serán:
- Tipo de desplazamiento: ¿es una visita comercial? ¿Requiere pernocta? ¿Qué tipo de actividad se desarrollará en destino?
- Número de personas que se desplazan
- Ámbito geográfico del negocio. En este sentido, se puede hacer una clasificación en función de los tipos de destino: local, nacional o extranjero.
Personas implicadas
Por lo general, las personas a las que afecta la metodología de control de gastos pueden incluirse en uno de estos perfiles:
- Viajero: será el encargado de realizar una recopilación de todos sus gastos, reflejarlos en la hoja de gastos habilitada por la compañía y hacerlos llegar a la persona encargada de manejarlos. Por su propia comodidad, es conveniente que sea ordenado y organizado con sus comprobantes de compra y que lleve una gestión semanal de los mismos.
- Supervisor: revisará los pagos realizados por el viajero y comprobará que los datos se corresponden con los reflejados en la hoja de gasto. Deberá verificar que las cantidades sean correctas y que todos los gastos generados están incluidos dentro de los supuestos recogidos en la Política de gasto.
- Departamento de Contabilidad/RRHH: tendrá que dejar reflejados los importes en el sistema informático de la compañía y notificar al viajero del momento en que se hará efectivo el reembolso de las cantidades.
Forma de pago
La organización podrá optar por 3 maneras de remunerar los gastos:
- Anticipos: la empresa hace una estimación de las necesidades del viaje y facilita al viajero el dinero que presumiblemente pueda requerir. Este método suele implicar dificultades en la gestión.
- Reembolso: puede suponer problemas de liquidez para el trabajador y una incomodidad añadida por tener que adelantar él mismo el dinero.