En qué consiste la política de viajes de una empresa

En qué consiste la política de viajes de una empresa

12 Apr 2017
Diners Club

Para una gestión de viajes corporativos efectiva, cualquier compañía necesita disponer de una política de viajes por la que se deban guiar sus viajeros.

Hay gastos de viajes que en muchas ocasiones ya vienen regulados en los convenios colectivos de las empresas, como las dietas (límite máximo de gasto que puedes gastar en comida durante el viaje de negocios) y los gastos de locomoción (kilometraje que paga la empresa al empleado si ha utilizado su propio vehículo durante el viaje o para otros fines empresariales).

En los desplazamientos habitualmente son las empresas las que definen qué medio de transporte puede utilizar cada empleado en función de su actividad y de su jerarquía. Aquí también influye la distancia del viaje. Si el tiempo de desplazamiento sobrepasa un límite de horas específico, las comodidades del viajero suelen aumentar. Independientemente del uso de avión, tren, autobús o coche de alquiler, los puestos de mayor responsabilidad suelen viajar en clases superiores o utilizan coches de alquiler de mayor categoría.

Los hoteles se rigen por un patrón similar. Empleados de instalación y mantenimiento suelen alojarse en hoteles más modestos que directivos que también tienen una función representativa. Aquí las limitaciones se establecen o bien en función del número de estrellas o bien en función del precio. Es recomendable establecer si la empresa reembolsará gastos de tintorería y bajo qué circunstancias.

Hay que decidir qué empleados dispondrán de un dispositivo móvil de la empresa y a cuáles se les puede reembolsar el gasto telefónico con los justificantes pertinentes.

control de gastos

También es necesario establecer qué empleados pueden efectuar gastos de representación y, por lo tanto, pueden invitar a clientes o partners a comidas.

Cada vez se vuelve más popular el Bleisure, es decir, el viaje de empresa que se combina con un viaje de placer. ¿Permite la empresa que el empleado alargue su estancia sufragando los gastos de su estancia personal? ¿Da la opción de que un vuelo en clase business se convierta en dos vuelos en clase turista para el empleado y un acompañante?

Por otra parte, no está de más documentar en la política de viajes cuáles son los gastos que la empresa no va asumir, puesto que entiende que no se trata de gastos que deba sufragar desde una perspectiva laboral. Aquí pueden entrar películas en habitaciones de hotel, embarques prioritarios o sistemas de GPS.

Por último, parece evidente que la empresa debe regular el medio de pago a utilizar durante el viaje. ¿Adelantará fondos a cada viajero o implantará tarjetas corporativas para los viajeros? En cualquier caso, todos los gastos se deben de documentar a través de los justificantes pertinentes.

En definitiva, para controlar los gastos, evitar malentendidos y garantizar la eficiencia de los viajes de empresa, es imprescindible que una empresa cuente con una política de viajes y de gastos.

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