Conciliación bancaria, clave para el control financiero de una empresa

Conciliación bancaria, clave para el control financiero de una empresa

18 Apr 2023
Diners Club

En todo departamento financiero, una herramienta imprescindible para llevar a cabo el control financiero de todos los planes y actividades desarrolladas en la compañía es la conciliación bancaria. Como muchos de nuestros lectores saben, la conciliación bancaria es un proceso que consiste, en primer lugar, en comparar los apuntes contables, que lleva una empresa, para el registro de sus movimientos bancarios en sus cuentas, con los apuntes que realiza el propio banco -o medio de pago- en los extractos que presenta a dicha empresa. Como último paso de la conciliación, tras detectar las diferencias, la empresa procede a realizar las correcciones o ajustes necesarios en sus registros o libros contables de forma que se obtengan apuntes y saldos homogéneos, en ambas fuentes de información.

Resulta un proceso muy necesario, ya que suele darse el caso de que el saldo de los estados de cuenta de los bancos no coincida con los libros de la empresa. Así, la finalidad principal de las conciliaciones bancarias es identificar con claridad qué es lo que ha generado la diferencia, para poder prevenir a futuro.

 

Ventajas de la conciliación bancaria

La conciliación bancaria resulta ser un proceso lento y a veces, complicado, por lo que, en ocasiones, existenempresas que deciden obviarlo y no realizarlo. A pesar de todo, las ventajas que aporta realizar esta tarea de forma periódica son importantes para el negocio.

El hecho de controlar periódicamente los extractos bancarios y la contabilidad nos permite tener un control riguroso sobre el estado de las cuentas de la empresa, detectar errores o desajustes en la contabilidad, e identificar su origen para después poder solucionar el problema. Así, en caso de una inspección, podemos tener la seguridad de que la contabilidad refleja la realidad, no hay descuadres y será más probable que no haya ningún problema. Además, la aplicación de esta herramienta constituye una fuente de información de calidad para la toma de decisiones.

Cómo auditar la conciliación bancaria

Para auditar una conciliación lo primero es establecer un procedimiento de conciliación. El siguiente paso, revisar el extracto bancario y asegurarnos de que todas las transacciones registradas están contabilizadas. Del mismo modo, debemos asegurarnos de que todas las transacciones incluidas en el extracto bancario se contabilizan y clasifican de forma correcta.

Debemos identificar cualquier discrepancia entre el extracto bancario y los registros internos e investigarla. Tras ello, conciliamos todas las cuentas del balance, incluidos el efectivo, las inversiones, los préstamos, el pasivo y los fondos propios. Asimismo, hemos de documentar cualquier problema detectado durante el proceso de auditoría y proponer medidas correctoras.

Lo más recomendable es empezar la conciliación bancaria comprobando el saldo final del mes anterior. De esta manera, si nos encontramos con un error, no hará falta volver a revisarlo todo punto por punto, sino que comprobamos por tramos para averiguar en qué mes se produce el descuadre.

 

Generalmente, el problema en la conciliación bancaria suele proceder de errores ‘típicos Por ese motivo, antes de perder tiempo revisando punto por punto, podemos intentar identificar la fuente del descuadre pensando en este tipo de errores, fijándonos bien en el importe, y comprobando si lo podemos relacionar con el importe de algún otro movimiento. Esto nos ahorrará tiempo y dolores de cabeza.

Si bien no es habitual, también puede ocurrir que los bancos cometan algún error. Puede pasar que nos cobren un importe incorrecto o que ingresen un importe incorrecto, un concepto que no nos corresponda, que se equivoquen de cuenta a la hora de hacer un ingreso o un pago si tenemos varias cuentas en la misma entidad bancaria, etc. Por eso, en caso de detectar un error al que no le encontremos justificación o sobre el que tengamos dudas, lo más recomendable es consultar con la entidad bancaria.

Tengamos también en cuenta que poner el descuadre en una partida conciliatoria y olvidarnos de ello parece una solución muy fácil, pero no debemos hacerlo. El descuadre seguirá estando ahí. Así que no es una solución real. Si se acumulan en exceso, la conciliación bancaria dejará de tener sentido, puesto que la contabilidad estará alejada de la situación real, y será cada vez más difícil resolver de forma óptima.

Asimismo, debemos reclamar liquidaciones de cuentas bancarias que no hemos recibido, facturas y tickets que no nos hayan llegado para comprobar que, como hemos dicho en el primer punto, tenemos toda la información y toda la documentación que nos hace falta, y que la contabilidad está al día.

Sabiendo la importancia que la conciliación bancaria tiene para un adecuado control financiero, en Diners Club Spain, diseñamos soluciones de pago que facilitan esta labor. Por ejemplo, nuestra Travel Account aporta un servicio de conciliación entre la facturación de la agencia de viajes y los cargos/abonos correspondientes en la tarjeta. Algo que, en muchas ocasiones, es servicio un imprescindible para la gestión administrativo-contable de la empresa.

 

 

 

Etiquetas: tecnología