El sector de la organización de eventos, comúnmente conocido como MICE (respondiendo a las siglas en inglés de Meetings, incentives, conferences and exhibitions) es muy potente en España y se prevé que continúe creciendo. Según el estudio anual “Situación y tendencias en el mercado español de eventos“, publicado por el grupo Eventoplus, el presupuesto de eventos creció un 4,4% en 2016 y se prevé que sea del 5,6% en 2017.
Prácticamente cualquier compañía realiza un evento, en un momento u otro, ya que es un elemento clave en la comunicación y el marketing de la marca. Si bien es cierto que las redes sociales acercan las marcas a los consumidores, el evento cubre la necesidad de experiencia física para reforzar esa cercanía: ya sea a través de presentaciones de productos, congresos o incluso acciones de team building.
Un evento ofrece numerosas ventajas, siendo la más importante la de potenciar las relaciones tanto internas como externas. Sin embargo, también suponen una herramienta importante de cara a mejorar y/o dar a conocer una empresa, crear dinámicas networking, difundir contenido corporativo y, con ello, impulsar las ventas.
Sea de la tipología que sea, un evento debe ser impactante y estar organizado al detalle para que todo se desarrolle a la perfección y que el presupuesto se vea aprovechado de la mejor manera.
Las claves para organizar un evento:
- Fijar objetivos. Esto nos ayudará a organizarlo de forma correcta, haciendo funcionar los recursos en sintonía para contribuir a conseguir esos objetivos.
- Ajustarnos al presupuesto. Esto es, no excedernos y administrar bien los recursos económicos.
- Contenido de calidad. El fondo del evento debe ser importante, ya que el contenido que tratemos funcionará como generador de relevancia que afectará a la marca organizadora, positiva o negativamente.
- Comunicar. Antes, durante y después del evento: es importante que no pare el flujo de comunicación en ningún momento para que los nexos de unión entre participantes se mantengan en el tiempo lo máximo posible.
- Contar con herramientas y/o agentes externos que nos ayuden a que el evento sea un éxito, que faciliten la organización del mismo y, en la medida de lo posible, gestionen la asistencia y los gastos de los participantes.